Wat is een Virtual Assistant (VA)?

Een Virtual Assistant – kortweg VA – is een zelfstandig professional die ondernemers en bedrijven op afstand ondersteunt bij allerlei taken. Dat kan administratief werk zijn, maar ook planning, communicatie, klantcontact, social media of zelfs projectondersteuning.

Een VA werkt dus niet op kantoor, maar digitaal. Dankzij e-mail, telefoon, online tools en heldere afspraken kan een VA net zo goed (en vaak zelfs efficiënter) werk uit handen nemen als een medewerker op locatie.

Wat doet een VA?

Het werk van een VA is heel veelzijdig. Wat een VA precies doet, hangt af van de behoefte van de ondernemer of organisatie. Enkele veelvoorkomende taken zijn:

• Administratieve ondersteuning
  Denk aan e-mailbeheer, agendabeheer, documentverwerking zoals spreadsheets in Excel of tekstverwerking in Word, PDF documenten, presentaties in PowerPoint, gegevens invoeren, offertes maken, facturatie, vertalen van teksten en documenten

• HR werkzaamheden
  Bijhouden personeelsdossiers, arbeidsovereenkomsten voorbereiden, registratie van ziekteverzuim en vakantie

• Communicatie & klantcontact
  Antwoorden op klantvragen, opvolgen van e-mails

• Research, planning & organisatie
  Structuur aanbrengen in projecten, planningen opstellen, deadlines bewaken, afspraken inplannen, (zaken)reizen regelen en evenementen organiseren, relatiegeschenken uitzoeken en regelen. Ook voor research en voorbereiding kun je bij mij terecht.

• Marketingondersteuning
  Social media beheren, content inplannen, nieuwsbrieven, bijhouden website.

• Backoffice support
  Ondersteuning bij interne processen, documentbeheer, systemen up-to-date houden of het verbeteren van werkstromen. Ideaal voor teams of afdelingen die behoefte hebben aan extra structuur en continuïteit.

Voor wie is een VA interessant?

Een VA is er voor iedereen die tijd tekortkomt of simpelweg niet alles alleen wil (of kan) doen. Denk aan:

• Ondernemers die willen groeien maar niet alles zelf kunnen bijhouden

• Drukke professionals die behoefte hebben aan structuur

• Bedrijven die tijdelijk of flexibel extra handen nodig hebben

• Start-ups die ondersteuning zoeken zonder meteen iemand in dienst te nemen

Wat zijn de voordelen van een VA?

• Je betaalt alleen voor de gewerkte uren

• Je zit niet vast aan contracten of vaste lasten

• Je houdt meer tijd over voor je kernactiviteiten

• Je krijgt professionele ondersteuning, op maat

• Je werkt samen met iemand die gewend is om zelfstandig en proactief te denken

Een VA is dus geen luxe, maar een slimme en efficiënte manier om werk uit te besteden. Flexibel, professioneel en volledig afgestemd op wat jij nodig hebt.